Organizzare alla perfezione un evento significa non preoccuparsi solo delle “grandi” questioni, come la scelta del catering, l’organizzazione degli interventi, la disposizione dei posti in sala e così via, ma anche e soprattutto di tutti quegli aspetti che sembrano essere apparentemente dei “dettagli” poco significativi e che però, se non curati a dovere, rischiano di creare un effetto nocebo su tutto il resto che invece ha funzionato come ci si aspettava. Di cosa stiamo parlando? Beh…sono molti e non possiamo qui affrontarli tutti, ma eccone alcuni che potrebbero far riflettere forse anche il più esperto dei lettori. Primo fra tutti, per esempio, il wi-fi e più in generale la connettività dell’area evento. Molte location, soprattutto in alcune zone di Italia, non dispongono di molto “campo”. E non c’è nulla di “maggiormente” atteso oggi che la possibilità di rimanere “connessi” mentre si partecipa ad un evento. I motivi possono essere molti: volontà di condividere sui social, speranza o possibilità di avere a disposizione i propri “accessi” se ci si annoia, ma anche, banalmente, avere la tranquillità di poter essere raggiungibili da cari e famigliari o per comunicazioni d’affari importanti. Quale rischio si corre se non ce ne preoccupiamo? Che una parte dei partecipanti faccia la spola dentro e fuori dalle sale e giri infastidita per tutta l’area con il cellulare in mano alla ricerca di campo! Sarà un fastidio per gli altri e un brutto ricordo che sporcherà il percepito complessivo della giornata o della serata.

Un altro aspetto chiave: le paline segnaletiche. Quante volte vi è capitato di trovarvi nella condizione obbligata di chiedere a presenti e inservienti “scusi dov’è un bagno?” mentre giravate per location mai viste prima? Non lo trovate fastidioso e imbarazzante? Sembrerà stupido, eppure, soprattutto nei casi in cui si organizzano eventi ad esempio nel proprio stabilimento o in relais di campagna, questo è un dettaglio da non trascurare. E’ fastidioso e può essere facilmente risolto con paline informative lungo le vie di passaggio!

Parliamo di parcheggio: se location e budget ve lo permettono, non lasciate mail che il parcheggio sia in “libera gestione”! purtroppo non tutti sono disciplinati e soprattutto il rischio che qualcuno esca dalla festa trovandosi un bel bollo causato da chi se ne era andato via prima di lui è qualcosa che accade più spesso di quanto immaginiate. E anche con la presenza di telecamere, anche risalire al “colpevole” per il recupero del danno è qualcosa di davvero fastidioso! Disponete sempre di personale nell’area parcheggio quando potete, anche solo nelle fasce orarie di arrivo e di partenza, sarà un servizio apprezzatissimo e ne guadagnerà anche l’immagine dell’organizzazione!

Oltre a quelli descritti, i dettagli che generalmente non si prevedono sono poi un’infinità: gli “stacchi” musicali tra un ingresso relatore e l’altro, il tipo e il formato dei badge di partecipazione, quando-dove e come lasciare eventuali gadget o materiali “shopper”, come gestire correttamente l’accueil, la modalità di gestione del guardaroba con o senza tagliando-matrice, come e quando gestire il “convoglio” in ingresso e uscita tutti insieme o liberamente secondo l’ordine di arrivo, la predisposizione di una sala VIP per consentire incontri riservati (e relativo catering premium per coffe-break e lunch-break) tra Direttori Generali e invitati di particolare riguardo, la gestione del “gobbo” e della regia… insomma.. Se decidete di organizzare un evento da Voi senza appoggiarvi a professionisti esperti, fate davvero in modo che la cura di questi dettagli renda il vostro evento qualcosa di perfetto in…”ogni dettaglio, appunto!”.